Suguna: Arsip Bukan Sekadar Dokumen, tetapi Bukti Pertanggungjawaban Lembaga

Klungkung[KP]-Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, menegaskan pentingnya menjadikan pengelolaan arsip sebagai bagian dari budaya kerja di lingkungan Bawaslu. Menurutnya, arsip bukan sekadar dokumen administratif, tetapi menjadi bagian penting dalam membuktikan proses, keputusan, hingga pelaksanaan pekerjaan lembaga.

“Hal-hal yang kita anggap biasa dalam pekerjaan, suatu saat bisa menjadi sangat penting ketika dibutuhkan sebagai bahan pembuktian. Karena itu, jangan sampai dokumen yang kita hasilkan hari ini justru tidak dapat ditemukan ketika diperlukan,” kata Suguna dalam Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Bawaslu Kabupaten Klungkung, Senin (10/8).

Suguna mengatakan, keberadaan arsip memiliki konsekuensi terhadap pertanggungjawaban lembaga, termasuk ketika Bawaslu menghadapi pemeriksaan maupun persoalan yang membutuhkan penelusuran terhadap proses dan dasar pengambilan keputusan.

Ia mengingatkan, persoalan kearsipan kerap dianggap sebagai pekerjaan sederhana yang dapat ditangani belakangan. Padahal, ketika suatu dokumen diperlukan, ketidaktertiban dalam penyimpanan dapat menyulitkan lembaga untuk menjelaskan kembali pekerjaan yang telah dilaksanakan.

“Arsip itu bagian dari perjalanan pekerjaan kita. Ketika ada persoalan, kita perlu melihat kembali apa yang dilakukan, bagaimana prosesnya, dan apa dasar keputusannya. Semua itu membutuhkan dokumen yang tertata,” ujar Suguna.

Karena itu, Suguna mendorong agar pengelolaan arsip tidak hanya dibebankan kepada petugas atau bagian tertentu. Setiap divisi dan unit kerja, menurutnya, memiliki tanggung jawab terhadap dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan tugasnya.

Ia juga menekankan pentingnya membangun kebiasaan mengelola arsip sejak dokumen diciptakan. Surat masuk, surat keluar, berita acara, dokumen kegiatan, hingga dokumen yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan perlu dikelola secara sistematis agar keberadaannya dapat ditelusuri kembali.

Pengelolaan tersebut, lanjutnya, juga mencakup dokumen yang diterima Bawaslu dari pihak lain. Berbagai berita acara maupun dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemilu perlu disimpan dengan baik karena dapat menjadi data pembanding maupun dokumen pendukung apabila diperlukan pada kemudian hari.

“Jangan melihat arsip hanya sebagai pekerjaan tambahan. Ini harus menjadi kebiasaan dalam bekerja. Apa yang kita kerjakan harus ditata, sehingga ketika suatu saat dibutuhkan, kita tidak kesulitan mencarinya,” tegasnya.

Sejalan dengan hal tersebut, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali menilai pengelolaan kearsipan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola administrasi lembaga. Ia mengakui, pekerjaan kearsipan sering kali kurang mendapat perhatian karena hasilnya tidak selalu terlihat secara langsung.

Namun, kondisi tersebut dapat berubah ketika lembaga membutuhkan dokumen untuk memberikan penjelasan atau membuktikan suatu pekerjaan. Karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara bersama-sama dengan melibatkan pimpinan, sekretariat, dan masing-masing divisi.

“Kearsipan tidak bisa hanya dikerjakan oleh satu atau dua orang. Kita membutuhkan koordinasi dan pembagian tugas karena dokumen diciptakan oleh seluruh bagian dalam pelaksanaan pekerjaan,” jelasnya.

Selain persoalan pembagian tugas, keterbatasan sumber daya manusia juga menjadi salah satu tantangan yang perlu disiasati melalui koordinasi antarbagian. Pengelolaan arsip, menurutnya, harus dilakukan secara berkelanjutan sejak dokumen diciptakan hingga ditetapkan sebagai arsip yang harus disimpan sesuai ketentuan.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Klungkung memberikan penguatan mengenai tata kelola teknis kearsipan. Ia menekankan bahwa arsip memiliki fungsi penting dalam melindungi lembaga karena pekerjaan yang telah dilaksanakan pada akhirnya harus dapat dibuktikan melalui dokumen yang tersedia.

Menurutnya, salah satu aspek penting dalam pengelolaan arsip adalah memastikan dokumen tidak sekadar terkumpul, tetapi tertata dan dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Penataan tersebut dilakukan melalui klasifikasi, pencatatan, penyimpanan, serta pengaturan akses terhadap arsip.

Ia menjelaskan, pengelolaan arsip juga berkaitan dengan tata naskah dinas, kode klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses, hingga jadwal retensi arsip. Ketentuan tersebut menjadi dasar dalam menentukan bagaimana suatu dokumen disimpan, siapa yang dapat mengaksesnya, serta berapa lama arsip harus dipertahankan.

“Arsip tidak hanya dikumpulkan. Harus ditata, diklasifikasikan, sehingga ketika dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah,” jelasnya.

Dalam pengelolaannya, arsip dinamis dibedakan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif berdasarkan tingkat penggunaannya. Arsip yang frekuensi penggunaannya mulai berkurang perlu ditata dan ditempatkan pada ruang penyimpanan yang sesuai, termasuk melalui penyediaan record center untuk arsip yang tidak lagi digunakan secara aktif tetapi masih memiliki nilai guna.

Ia juga mengingatkan bahwa penyusutan arsip tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Arsip yang telah memasuki masa retensi harus ditentukan tindak lanjutnya berdasarkan ketentuan, apakah dimusnahkan atau dipermanenkan. Arsip yang memiliki nilai sejarah atau nilai guna permanen harus tetap dipertahankan.

Selain penataan arsip fisik, digitalisasi menjadi bagian lain yang dibahas dalam kegiatan tersebut. Digitalisasi, menurutnya, tidak berhenti pada proses mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital, tetapi juga harus didukung sistem penyimpanan, keamanan, akses, serta keberlanjutan pengelolaan.

Suguna kembali mengajak seluruh jajaran Bawaslu untuk membangun kebiasaan menata arsip sebagai bagian dari kualitas pekerjaan. Ia menilai, tertib administrasi dan kearsipan tidak hanya mendukung kebutuhan internal lembaga, tetapi juga memperkuat kemampuan Bawaslu dalam mempertanggungjawabkan setiap pekerjaan yang telah dilakukan.

“Yang kita kerjakan hari ini harus bisa kita pertanggungjawabkan di kemudian hari. Karena itu, jangan abaikan hal-hal kecil dalam pengelolaan dokumen. Apa yang dianggap kecil hari ini bisa menjadi sangat penting ketika dibutuhkan nanti,” pungkasnya.